Как составить деловое письмо

Деловые письма: классификация и особенности

Деловое письмо является наиболее востребованным способом переписки между деловыми партнерами. Существуют определенные параметры, определяющие разновидность такого документа и его функции. Перед тем, как писать письмо, нужно выяснить, какого вида требуется документ. В зависимости от выполнения тех или иных заданий деловые письма делятся на несколько видов:
— извещение;
— прошение;
— приглашение;
— ответ;
— запрос;
— напоминание и другие.
Эти основные виды писем составляются по-разному. Если письмо относится к ответной корреспонденции, то в смысл его необходимо вложить максимум информации. Получив такое письмо, человек должен вместе с ним получить и ответы на все интересующие его вопросы, иначе он может просто разочароваться в компании, в которую обратился. Писать отписки обобщенного характера и не несущие смысловой нагрузки не имеет смысла. Такие письма только займут лишнее время и у самой фирмы, и у того, кто обращался. Не рекомендуется в таком случае использовать отсылки к другим источникам информации, если только это компания действительно не располагает запрашиваемой информацией.

Если задача – сделать запрос на какую-либо информацию путем написания делового письма, то написать письмо нужно максимально точно. Во-первых, сказать, что именно нужно. Во-вторых, указать правильные реквизиты, чтобы была возможность эту информацию удобно отправить получателю.

В деловых письмах, играющих роль приглашений и напоминаний, важна ненавязчивость и легкость стиля. Вместе с тем нужно уметь не перевести общение в формальное. Если целью является приглашение партнеров на какое-либо мероприятие, нужно знать, чем их можно заинтересовать, обязательно упомянуть это в переписке. Рекомендуется выражать уважение и добавить, что их рады видеть. Партнерам должно быть приятно получать приглашения, эти письма не должны быть выполнены в грубой и требовательной форме.

Если речь идет о деловых письмах, которые должны стать извещениями или предъявлениями какого-либо недочета в работе компании, нарушении договоренностей, то лучше предварительно изучить законодательство касаемо этого вопроса. Обычно при требовании что-то возместить, нужно указывать все реквизиты обоих участников сделки, добавлять нужные доказательства правоты. Пользуясь законодательной базой, можно найти образец письма, составленного для вынесения претензий. Лучше писать подобный документ по образцу, используя установленные речевые обороты и стандартные общепринятые термины. В противном случае можно оказаться непонятым и обвиненным в клевете.

На предприятии, где часто используются деловые письма различного рода для общения с компаньонами или клиентами, желательно иметь образец письма, адаптированный под особенности фирмы и бизнеса. Это позволит сотрудникам легче ориентироваться не только в реквизитах документа, но и в порядке его написания.

Правила составления делового письма и структура написания

Любой документ, тем более, если он деловой, и на него возложены определенные задания, должен начинаться с обращения к адресату. В случае с деловой перепиской обращение имеет большую смысловую нагрузку, играя роль приветствия и формируя общее первое впечатление. Располагается обращение посередине строки, оно должно содержать имя адресата. Для того чтобы показать уважение к человеку, используется прилагательное «Уважаемый», окончание меняется в зависимости от пола того, кому адресовано послание. Важно использовать ту речевую форму, которая принята в стране, где живет человек. Например, в России принято обращаться по имени и отечеству, а для европейских стран достаточно просто имени.

В основной части делового письма должна быть информация, структурированная на абзацы для удобного восприятия. Можно использовать списки и схемы, если есть потребность донести информацию относительно большого ассортимента товаров или услуг. Например, цены оптимально представлять в таблице, а основные принципы логистики схематически. Важной деталью является правильное употребление глаголов в предложениях: можно писать «предлагаем» или «компания предлагает», но не переходить на личности. Кроме того, нельзя нарушать выстроенную структуру общения, то есть письмо должно быть написано в одном ключе.

В заключении делового письма нужно дать оценку написанному и выразить надежу на сотрудничество. Вывод должен быть кратким. Обычно достаточно 1-2 предложений, не обремененных деепричастными оборотами и большим количеством прилагательных. Например, в конце можно добавить «Надеемся на сотрудничество», «Заранее благодарим за информацию» в зависимости от остального текста письма. Кроме того, при необходимости можно включить в письмо постскриптум. Это допускается, если адресату нужно дополнительно сообщить информацию, которая не относится к основной теме письма или содержит сведения о событии, произошедшем после составления документа.

Подпись в письме должна принадлежать человеку, компетентному в поднятых в документе вопросах, поскольку при ответе будут обращаться к нему. Подпись должна обязательно расшифровываться, то есть говорить о фамилии, имени человека и его должности. Все приложения к деловому письму должны быть оформлены отдельно и в едином стиле. Письмо должно быть написано на специальном бланке компании, это способствует повышению имиджа предприятия и позволяет узнать больше информации о ней.

Как написать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо имеет один лишь смысл – донести до адресата, что именно ему было отправлено. Скорее всего, это дань уважения и необходимая бюрократическая формальность. Частой ошибкой является отправление в сопроводительном письме краткого пересказа содержания основного документа. Этого делать не нужно, такое письмо может вызвать только раздражение. Написать письмо можно по поводу уточнений. Если и так все ясно, то лучше просто обратится к адресату и сообщить ему о документе.

В целом сопроводительное письмо должно содержать приветствие, играющее роль обращения, как и в стандартном деловом письме. Если документ, который отправляется, запрашивался адресатом ранее, то нужно сослаться на это, напомнив человеку о том, что его просьба выполнена. Сопроводительный документ не подразумевает длинное содержание, поэтому кроме краткого упоминания названия и реквизитов отправляемой бумаги, ничего, по сути, и не требуется. Стоит не забыть о подписи и ее расшифровке, чтобы было понятно, к кому обращаться в случае несоответствия какого-то содержания или уточнения данных.

Правильное составление электронного письма

Электронное письмо является не менее важным документом, чем выполненным на бумаге. Перед тем, как писать письмо в интернете, нужно сформулировать все мысли очень лаконично. Это потребуется для того, чтобы адресат дочитал письмо до конца, поскольку переписка по электронной почте к этому зачастую не располагает. Кроме того, нужно помнить, что, несмотря на то, что переписка ведется в интернете, она все же деловая, если осуществляется с рабочего электронного адреса.

Рекомендуется не оставлять поле с названием темы делового письма незаполненным, а, наоборот, использовать его для того, чтобы заинтересовать оппонента и мотивировать к прочтению письма. Это свидетельствует об уважении к человеку, к которому обращается работник фирмы. Обращаться к получателю лучше по имени, если оно известно, а в теле письма поднимать только конкретные вопросы или предложения. Употребление длинных вступлений и сложных предложений может привести не только к тому, что результат не будет достигнут, но и к тому, что корреспонденция попадет в спам или черный список получателя. Нужно ценить время, поэтому не следует заваливать адресата деловыми письмами, требующими ответа, в конце рабочего дня или на выходных. Скорее всего, такие действия не станут эффективными.

При написании деловых писем в любом виде важно соблюдение максимальной конкретики, уважения к собеседнику и основных правил оформления корреспонденции. Эти факторы дают уверенность в том, что письмо будет прочитано и обработано должным образом, а ответ не заставит себя ждать.

Источник: mansbest.ru